今や製造業に限らず、Web業界を始め様々な業界・業種でも耳にするようになった「PDCAサイクル」。
新年度の目標として「PDCAサイクルをまわして頑張ります！」と掲げた方も多いのではないかと思います
では「PDCAサイクルとは何ですか？」を聞かれたとき、皆さんは適切に説明することができるでしょうか？
恐らく「100％の自信はない」という方がほとんどですね。
しかしそれは決して悪いことではなく、むしろ多くのシーンで「PDCAサイクルが誤解されている」ということに起因しています。
そこでここでは、ビジネスにおいて当たり前の知識となっているPDCAサイクルについて改めて解説していきたいと思います。
PDCAサイクルとは
「Plan：計画」「Do：実行」「Check：評価」「Act：改善」これらの頭文字を取ってPDCAサイクルというのは周知の事実ですね。
そしてこのサイクルをまわすことによって段階的に品質・業務改善していくのがPDCAサイクルの考え方です。
では、PDCAサイクルの歴史から見ていきましょう。
PDCAサイクルの歴史
PDCAサイクルの誕生には、実は日本の製造業成長が深く関わっています。
そもそもPDCAサイクルを提唱し始めたのは米国のウィリアム・エドワード・デミング博士であり、戦後1947年の国勢調査準備のためにGHQによって日本に派遣されました。(このことからデミングサイクルと呼ばれることも)
その後1950年に再来日し、約2ヵ月間にわたり品質における数々の講義を開催。
講義には主要製造業のトップが多く参加し、現在の日本国内におけるPDCAサイクルの概念を築いたとも言われています。
つまり、PDCAサイクルは日本の製造業成長の起点となる品質改善手法として浸透していったのです。
「Plan」「Do」「Check」「Act」
ここでそれぞれのプロセスについて解説していきます。
「Plan」
品質・業務改善のためにこれから行うべきことを細分化し計画していきます。
重要なのは「誰が：Who」「いつ：When」「どこで：Where」「何を：What」「なぜ：Why」「どうやって：How」「いくらで：How much」と、細かく計画していくこと。
そうです、こちらもビジネスにおいて一般的となっている「5ｗ2H」の考えですね。「Plan」は5W2Hの考えのもと、目標達成のための計画を練ることが基本となります。
「Do」
「Plan」で計画が完了すれば「Do」で実行に移します。
ここで重要になるのは常に計画を意識して行動することと、次のプロセスである「Check」において適正な評価が出来る仕組みを作っておくことです。
ちなみに評価の仕組みは出来るだけ数値で表し、結果を視覚化出来るようにすることが大切。
「Check」
「Do」で実行した結果に対し評価するのが「Check」です。数値で表した結果から、「目標を実現出来ているかいないか」を評価します。
個人的な感想や他者の意見が間違っているとは言いませんが、正確性に欠けるケースがあるので出来るだけ数値化した結果から評価しましょう。
「Act」
一つのサイクルを通して目標の達成率などを判断し、改善していくのが「Act」です。「Act」では改善策を次の「Plan」につなげられるよう意識していかなければなりません。
こうしてサイクルをまわしていくことで、PDCAサイクルが機能し品質・業務改善に繋がっていきます。
ISOとPDCAサイクル
「国際標準化機構」を示すISOですが、品質マネジメントシステム(顧客満足度)を目的としているISO9001ではPDCAサイクルを要求事項として組み込んでいます。
ISO9001は製造業などで世界的に取り入れられている規格なので、PDCAサイクルがいかに基本的な品質・業務改善手法であるかが分かりますね。
スパイラルアップ
PDCAサイクルの概念に「スパイラルアップ」という言葉がありますが、これは「螺旋状(Spiral)に向上(Up)していく」という意味があります。
つまりPDCAサイクルを繰り返し品質を向上させることで、螺旋階段のようにスパイラルアップしていくという考えです。
PDCAサイクルのにおいて頻出するワードなので覚えておくと便利でしょう。
PDCAサイクルがまわらないときの問題点
PDCAサイクルを実行したことがある方なら分かると思いますが、口で言うほどこの改善手法は簡単なものではありませんね。
きちんとサイクルをまわしているつもりが一向に改善が感じられないということは多々あると思います。
そこにはいくつかの原因が存在するので、ここで確認していきましょう。
「Plan→Do→Plan」の繰り返しになっている
PDCAサイクルがまわらない原因として最も多い(特に国内企業で)のが、「Plan→Do→Plan」の繰り返しになり「Check」と「Act」が存在していないということです。
「Plan」で練った計画を「Do」で実行していくわけですが、何もかもが計画通りに運ぶことは決してありません。
そして「Do」での結果が「Plan」からあまりにかけ離れているものだと、自らの経験則などでこのズレを修正しようとします。
その結果、適切な「Check」が出来るわけもないので「Do」から再び「Plan」に戻り、また「Do」で実行するという繰り返しになってしまうのです。
これは一見PDCAサイクルをまわしてるように見えて実際はまわっていないので、「PDCAサイクルをして改善している」という錯覚に陥ります。
多少「Plan」からかけ離れた結果になったとしても、修正を加えるのではなく「Check」で評価して「Act」で改善し再び「Plan」につなげるという意識が重要です。
適切なPlanが設定出来ていない
PDCAサイクルの起点となる「Plan」、これがそもそもきちんと設定出来ていないというのも非常に多い原因です。
前述した「5W2H」ですが、この考えもとに計画を練らなければ「Plan」として成り立たなくなってしまいます。
また、計画を遂行するまでのタスクを細かく設定することも重要です。
細かいタスクも「5W2H」の考えのもと、各個人に振り分けることで初めて「Plan」として成り立ちます。
目標を数値化出来ていない
「売上げを○○％アップする」というのはもともと数値化されているので分かりやすいと思います。
では、「サービスの品質を向上する」この目標を具体的に数値化しろと言われても難しいですよね。
何をもって品質向上とするかという定義は企業によって異なりますし、そもそも単純な数値で表せるようなものではありません。
しかしPDCAサイクルにおいて適切な「Check」を行うためには、目標の数値が欠かせません。
目標を数値に表し視覚化しなければ、しっかりと改善に向かっているかが分からないのです。
どんな目標であれ、必ず数値化することが重要です。
「Check」が不十分
PDCAサイクルにはスピードも重要ですが、きちんとした検証・評価を疎かにすると適切な改善が行えないという問題に繋がります。
つまり「Check」が不十分だと、その後のサイクルをきちんとまわすことが出来なくなってしまうのです。
サイクルをまわすスピードを高め改善に向かうことは大切ですが、「Check」は時間をかけて行いましょう。
レポーティング管理が出来ていない
時にPDCAサイクルは、自らが望んでいる方向へと進まないことがあります。
これはPDCAサイクルに依存していることで、本来の目標へと近づこうとする意識が薄れてしまっているのが原因です。
そしてこの軌道を修正するためには、過去のレポーティングの確認が必要となります。
一体どこでズレてしまったのか？現状をどの時点まで復元すればいいのか？など、レポーティングがあればそれを参照に現状の問題点を把握することが出来るのです。
しかしレポーティングの管理がされていないと(または作成していないと)、PDCAサイクルの軌道がズレてしまったときに修正することが出来なくなってしまいます。
PDCAサイクルをまわすために必要なこと
上記で紹介したPDCAサイクルがまわらないときの原因をもとに、PDCAサイクルをまわすためのポイントを紹介していおきます。
- 計画修正は最低限にとどめ、「Check」「Act」まできちんと行うこと
- タスクを細分化し「5W2H」の考えのもと計画を練る
- どんな目標も数値化して適切な検証・評価が出来るよう管理する
- PDCAサイクルのスピードを速めても「Check」を疎かにしない
- 各サイクルごとにレポーティングを作成しきちんと管理しておく
どれも基本的なことのように思えますが、PDCAサイクルをまわしている中で見落としがちなポイントです。
「現在のPDCAサイクルではこれら5つのポイントをしっかりと押さえられているか？」と、一度立ち止まって考えてみてください。
もしもポイントを押さえられていないと思ったのであれば、PDCAサイクルをまわしているように見えて適切にまわせていない可能性があります。
これまでのPDCAサイクルを振り返り改善をしっかりと行えているか？PDCAサイクルがまわらない問題点を抱えていないか？を確認してみましょう。
また、このような振り返りを定期的に行うことで、軌道のズレを常に修正しPDCAサイクルを適切にまわせるようになります。
まとめ
いかがでしょうか？今回は、品質・業務改善手法の基礎であるPDCAサイクルとは何かを改めてまとめてみました。
PDCAサイクルでは「知っているようで知らない」「出来ているようで出来ていない」ということが往々にして起こります。
なので、まずはPDCAサイクルに対する理解をしっかりと深めて問題点をなくすことが重要ですね。
PDCAサイクルを適切にまわすことが出来れば継続的に品質・業務改善が行えることは間違いないので、是非これを機に自社・自分のPDCAサイクルを見直してみて欲しいと思います。
