ウェビナーの集客方法！すぐに実践できる参加者が集まる4つの工夫

業務のオンライン化やテレワークが進み、リアルで開催されるセミナーイベントは規模縮小の動きが見られます。そこで近年、新たなスタイルのセミナーである「ウェビナー」が注目を集めているのをご存じでしょうか。Web集客を加速化させられると話題で、多くの企業が積極的に取り組んでいます。

本記事では、ウェビナーの開催方法や、集客の成功につながるポイントを解説します。ぜひ自社のWeb集客に活かしてください。

WEB集客を効率化するウェビナーとは

業務のオンライン化が進み、これまで行われてきたリアルセミナーは減少している一方、オンラインで開催されるセミナーの普及が加速しています。オンラインセミナーは通称ウェビナーと呼ばれ、BtoBマーケティングを行う企業でも多く取り入れられています。

ウェビナーの魅力は、効率的なリードの獲得ができることです。商品やサービスを販売する企業にとって、見込み客たるリードの獲得は避けて通れません。多くのリードを獲得できれば、それだけアプローチできる総数が増え、成果につながりやすくなるのです。

従来、Webにおけるリード獲得は、Web広告やSEOを活用するのが一般的でした。現在でも、これらの手法を駆使して集客を行っている企業は多々あります。広告とSEOでもリードの獲得は可能ですが、ウェビナーはこれらの手法と並んで、リード獲得を効率化できると注目されています。

ウェビナーは正しい方法で開催することでWEB集客を効率化させることができます。

ウェビナーのメリット

ウェビナーのメリットは、セミナーの会場を用意しなくても済むことです。オンラインで情報を発信できるため、あえて会場を用意する必要がありません。大勢の人を集めるとなれば、それなりに規模の大きな会場が必要であり、多額の費用がかかります。一方、ウェビナーならコストを抑えて開催できるのです。

大勢の人に参加してもらえるのも、ウェビナーならではのメリットといえるでしょう。基本的にセミナーを開催しても、来場できる人は限られています。一方、ウェビナーであれば、場所による人数制限とは無縁なうえ、遠方に住んでいる方でも問題なく参加できるのです。

ウェビナーに大勢の人を集め、リードを獲得できれば、今後はメールを一斉送信するだけで商品やサービスの購入につながる可能性があります。従来よりも手間とコストを大幅に削減し、なおかつ成果につながりやすいのは、ウェビナーの大きなメリットといえるでしょう。

企業がウェビナーに取り組む前に確認したいこと

やみくもにウェビナーを開催しても、成果につながりません。ウェビナー集客を効率化するためには仕組みづくりが必要であり、参加者をフォローする体制づくりも求められます。まずは2つの項目を確認しましょう。

1. 仕組みづくり
2. 長期目線で自社集客する

1.ウェビナー集客を効率化するには仕組みづくりが大切

ウェビナーを開催したところで、誰も参加してくれないようでは意味がありません。現実世界で開催するセミナーよりも取り組みやすく、集客しやすいのも事実ですが、集客できる仕組みを中長期的に構築する必要があります。

実は、多くの企業がウェビナー集客に課題を感じています。では、具体的にどう集客の仕組みを作ればよいのでしょうか。

集客を効率的に行うためには、アプローチしたいターゲットを囲い込む仕組み作りが重要です。SEO流入で成果を挙げるにはどうしても時間がかかるため、常日頃からターゲットとするペルソナを明確化し、それを加味したSEO記事を投入しておくことで、顧客をハウスリスト化しておく必要があります。

2.長期目線で自社集客することも重要

広告やメディアには力があるため、コストを投入すれば短期的なCVの獲得につながります。しかし、これはあくまで広告やメディアの力を借りた結果であり、自社の力で集客したことにはなりません。

自社主導で集客できる仕組みを構築できれば、今後は広告やメディアを利用せずとも集客ができます。つまり、集客のノウハウを手に入れられるのです。利用していた広告やメディアが消失したとしても、自社で集客できる仕組みを構築できていれば、何の問題もありません。

集客の手法として、オウンドメディアの活用が挙げられます。オウンドメディアで大勢の顧客をファン化・リスト化できていれば、今後はシンプルなアプローチで集客を行えます。メールやLINEなどでメッセージを送ることによって集客につなげられるため、集客コストも大幅に削減できるでしょう。

ウェビナー集客の方法

ウェビナーへの集客方法はいくつか挙げられます。自社で保有しているハウスリストへのアプローチや、外部プラットフォームの活用、広告運用などが代表的です。ここでは5つの方法をご紹介します。

1. ハウスリストへのアプローチ
2. 営業による集客
3. 外部プラットフォームでの集客
4. 広告運用
5. 共催する

1.ハウスリストへのアプローチ

やみくもに参加者を募るのではなく、自社が保有するハウスリストへアプローチするのが先決です。見込み客をはじめ、過去に自社と接点をもった人であれば、ウェビナーに興味をもってもらえる可能性があるためです。

アプローチの手法としては、メルマガの利用が挙げられます。セミナーへの参加を促すメールを一斉に配信する手法です。ウェビナーへの集客だけでなく、リードとの良好な関係構築にもメルマガは役立ちます。

自社の公式SNSを運用しているのなら、SNSを使った告知もウェビナー集客のひとつの手です。セミナーに関する情報を発信すれば、フォロワーの目に届くので集客につながる可能性があります。フォロワーが情報を拡散してくれる可能性があるのも、SNSを利用するメリットです。

オウンドメディアへの掲載も有効です。オウンドメディアにアクセスする方の多くは、自社の商品やサービスに少なからず関心を抱いています。集客につながりやすいため、オウンドメディアへもセミナーへの参加を促す告知を掲載しましょう。

また過去のアンケートやWebへのアクセス状況などをリストへ反映することで、顧客の関心を的確に押さえた集客リスト作成ができ、効果的な集客につなげられます。

2.営業による集客

営業による集客もひとつの手段です。営業がこれまで築いてきた顧客との信頼関係を頼れば、効果的に集客へつなげられるでしょう。

ウェビナーを企画する際には営業がアプローチしたい商材やセグメントに響くような内容にできると、営業の協力も得やすくなります。

営業部門の集客を楽にする方法の一つに、CRMシステムの活用があります。CRMシステムとは、顧客の興味関心にあわせて効果的にマーケティング活動を展開するシステムです。顧客情報を社内で効率的に共有できるだけでなく、メールや電話営業の効率化にも繋がります。

CRMシステムを利用するなら、HubSpotがおすすめです。HubSpotはマーケティング、セールス、サービスなど5つのセクションに分かれており、CRMはSales Hubに割り当てられています。営業部門の集客力を高めたい場合はCRMシステムの検討もしてみましょう。

3.外部プラットフォームでの集客

外部のプラットフォーム活用も視野に入れてみましょう。たとえば、セミナー集客サイトの利用が考えられます。現在では、セミナーの告知や集客ができるサイトがいくつもあります。うまくいけば、大勢の参加者を募れるかもしれません。

セミナー集客サイトは、無料で利用できるところもあれば、有料サイトもあります。サイトによって、トータルで必要となる費用や、できること、できないことが異なるため、事前に確認しておきましょう。

このようなセミナー集客サイトを訪れる方の多くは、セミナーの情報を求めています。モチベーションの高い人が多く集まっているため、集客につながりやすいのがメリットです。ただ、サイトによっては多くの企業がセミナーの告知をしており、自社の告知をあまり見てもらえない可能性がある点には注意しましょう。

4.広告運用

Web広告の運用も集客に効果的です。

SNS広告であれば、フォロワーのタイムラインに広告を掲載できます。SNSによっては、フォロワー以外の人々にも見てもらえるため、SNS広告は潜在層の発掘にもつながります。フォロワーが広告を拡散してくれれば、さらに大勢の人に見てもらえるため、さらなる集客効果が期待できるでしょう。

リスティング広告は、検索連動型広告を指します。ユーザーが、特定のキーワードで検索したとき、ページ上部の広告枠に広告が配信される仕組みです。代表的なWeb広告ですが、セミナー集客にはそこまで用いられていないのが現状です。

リスティング広告にアクセスした人が、必ずしもセミナーに参加してくれるとは限りません。何となくクリックして、内容を少し確認するだけといった人も大勢いるでしょう。リスティング広告は、クリックされた時点で課金されるため、このような場合でも費用が発生します。

コストパフォーマンスがよいとはいえないため、一般的なセミナー集客ではSNS広告を利用するケースがほとんどです。

5.共催する

協力会社とセミナーを共催すればお互いの顧客リストを共有できるため、自社だけで開催するよりも広く告知することができます。また、共催することでセミナー内容の新規性が高く、話題性があり新規集客も見込めます。

参加者としても一度に複数の企業を見ることができ、満足度が高くなる傾向があります。

ウェビナー集客の工夫

5つのウェビナー集客方法を紹介しましたが、開催情報を掲載するだけでは人を集めるのは難しいです。ウェビナーに参加するメリットや魅力を感じられなければ、ユーザーは参加に意欲を示しません。そこで、ウェビナー集客方法を実践するにあたって、すぐにできる改善点を5つ紹介します。

1. ウェビナータイトルの改善
2. 開催日時の見直し
3. 告知メールの改善
4. 社内に開催を周知する

1.ウェビナータイトルの改善

ウェビナータイトルは、ユーザーが興味を持つための最も重要なメッセージです。なぜなら、すべてのユーザーがタイトルを目にして、自分の課題が解決できるかを判断しているからです。まずはタイトルを最適化するところから始めてみましょう。

タイトルには、「何についてのセミナーなのか」と「誰にとってのセミナーなのか」を含めましょう。この2つが明確になると、「このウェビナーで課題が解決できそうだ」と感じられ、参加者の興味を引き付けられます。

2.開催日時の見直し

ウェビナーはオンラインで行われるため、ユーザーはいつでもどこでも参加できるようになりましたが、実際に参加しやすい時間帯や曜日は偏っているようです。アメリカのGoTo社によると、「午前中の10時〜11時頃」かつ、「火曜日〜木曜日」にもっともウェビナーに人が集まりやすいと報告しています。

どれだけセミナーに興味を持っていても、時間帯によっては参加を断念してしまう恐れもあります。まずは上記の時間に開催してみて、参加者に開催時間のアンケートを行い、次回の企画に活かしていけるといいでしょう。

3.告知メールの改善

ウェビナーで最も集客効果のある方法はメールマーケティングです。同社によると、ウェビナー参加者の57%がメール経由からの申込だったとわかっています。

メールを配信する対象者は、過去に商談やお問い合わせなどの接点を持ち、一度は自社に興味を持った顧客です。ウェビナー集客をする際は、メールマーケティングに力を入れてみると、参加者を集められるかもしれません。その際は参加申し込みの増加を見込める様な施策を取り入れましょう。

4.社内に開催を周知する

ウェビナー集客はマーケティング担当者だけで取り組むのではなく、社内の営業部門にも既存顧客に紹介してもらえるよう協力を仰ぎましょう。

社内でもウェビナー参加に誘致する流れができれば、既存顧客のサービス満足度向上や、商談中の顧客の後押しにもなります。

ウェビナーの方法と確認ポイント

ウェビナーは開催方法など多くのポイントで従来のセミナーと大きく異なります。ウェビナーを成功させ利益につなげるためには、方法と確認ポイントを正しく把握しておかなければなりません。特に7つのポイントをしっかり押さえることを意識しましょう。

1. 目的を明確にする
2. セミナー内容を企画する
3. 司会やスピーカーなど役割を決める
4. アンケート内容を決める
5. 集客方法を検討する
6. セミナー配信ツールを選定する
7. 参加者特典の有無を決める

1.目的を明確にする

ウェビナーを通じてどのような商材のためのリードを作りたいかという、目的を明確化しましょう。

それにはセミナーのターゲットを明確にすることが第一歩です。ターゲットが明確でないと、効率的な集客ができません。ターゲットによって、適切なアプローチやとるべき行動が変わってくるためです。

ターゲットが曖昧では、告知を目にした人が「自分ごと」として受け止められないため、ターゲットを明確にしたうえで、告知の仕方やアプローチの文面などを考える必要があります。

なお、セミナーでそのまま商品やサービスの購買につなげたいのか、それともリードを獲得したいのかによって、ターゲット設定が変わってきます。後者であれば、潜在層にもアピールする必要があるため、狭すぎるターゲット像では不利です。

2.セミナー内容を企画する

ターゲットやコンセプトを明確化したら、具体的なセミナーの内容を企画します。ターゲットの課題にマッチした内容を企画しましょう。

セミナーを企画するときは、参加者にメリットがあるかどうかを考える必要があります。「このセミナーに参加すれば自分の悩みが解決するかもしれない」と思ってもらえれば、セミナーへ参加者が集まりやすいでしょう。反対に、メリットが何も感じられないようでは、参加は望めません。

セミナーの内容が決まったら、タイトルも考えましょう。セミナーのタイトルは、集客に影響する重要な要素のひとつです。思わず参加したくなる、魅力的なタイトルを考えましょう。具体的な数値を混ぜる、わかりやすいメリットを記載するなどすると良いでしょう。

3.司会やスピーカーなど役割を決める

ウェビナー当日の役割はきちんと決めておきましょう。司会やスピーカー（講師）などのほか、画面の操作を行う役割も必要です。役割分担がきちんとできていないと、当日現場が混乱してしまうおそれがあるため注意しましょう。

役割を決めたら、開催前にシミュレーションをしておくと安心です。参加者ゼロの状態でセミナーを開催し、当日と同じ流れで進めてみましょう。シミュレーションにより、今まで見えていなかった課題が見える可能性があります。

マニュアルを作成しておくのもおすすめです。開催の当日は、何が起きるかわかりません。イレギュラーな事態が発生したとき、スムーズな対応ができるよう、マニュアルを整備しておきましょう。

4.アンケート内容を決める

参加者のアンケート情報は、今後のセミナー改善やアプローチすべきタイミングの判断など、さまざまな場面で活用できます。アンケートに盛り込む内容としては、氏名や電話番号などの基本情報をはじめ、役職や会社名、年商規模、従業員数、購入のタイミングなどが挙げられます。

アンケート項目を考えるときは、目的もセットで考えることが大切です。例えば「参考になったかならなかったか、役に立ったか立たなかったか」といった質問はセミナー全体の満足度の確認です。ネガティブな回答が多いのなら、内容や構成などを見直してみましょう。

顧客状況をヒアリングしたいならば、購入・導入のタイミングの設問をいつごろ導入予定なのか、資料が必要か、といった形で盛り込むとよいでしょう。これらの情報を把握しておけば、今後ベストなタイミングでアプローチが可能です。

5.集客方法を検討する

セミナーへの集客方法は多々あるため、すべてに手を出すのは困難です。まったくノウハウのない集客方法や媒体を試すとなると、ギャンブル的な要素が大きくなってしまうため注意が必要です。

基本的には、ハウスリストへのアプローチをまず考えましょう。自社と何らかの接点をもつ人を、きちんとリスト化できていることが前提ですが、ハウスリストへのアプローチは有効な集客の手法です。

なお、集客方法はターゲットの属性に合わせるのも大切なポイントです。たとえば、自社のターゲットがIT導入のまだ進んでいない町工場などの零細企業の場合、オンラインメインの集客ではあまり効果が期待できないかもしれません。ターゲットに合わせてテレアポやポスティング、チラシなど、アナログな集客手法も視野に入れましょう。

6.セミナー配信ツールを選定する

ウェビナーの形態は、リアルタイムだけでなくアーカイブ配信もあります。どちらをメインにするかで、配信ツールや必要な機材に違いが生じるため注意が必要です。

ウェビナーの配信ツールとして代表的なものは、Zoomです。回線が安定しており、現在ではリモートワークでもよく利用されています。大勢を募ってのセミナーも開催でき、さまざまなOSに対応しているため多くの端末から参加できます。またリアルタイムだけでなく、アーカイブ配信もできるので、日時が合わないことで生じる機会損失も少なくできます。

有料配信ツールの中には、無料版を利用できるものもあります。無料版があるのなら、まずは操作性や機能などを試してみましょう。また、配信ツールによって参加人数の上限が異なるため、事前の確認が必須です。開催規模にマッチしたツールを選定しましょう。

7.参加者特典の有無を決める

近年のウェビナーでは、参加者に特典を用意するのが一般的です。セミナーの内容に関連する資料や、無料相談会などの特典を設ける企業が少なくありません。特典を設ければ、それを目当てに参加してくれる層が増える可能性があります。

特典の有無を決めたら、具体的にどのような特典にするのかを考えなくてはなりません。また、参加者に対し、特典の価値や魅力をきちんと伝えておくことも大切です。特典の価値がきちんと伝わっていないと、参加者は魅力を感じてくれません。

ウェビナーにかかわる顧客管理のポイント

ウェビナーを開催するからには、売上につなげることがミッションとなります。開催から売上に繋げるためには、顧客管理が必須です。なぜならセミナー参加前後のフォローコールは大切ですが、それぞれに手作業で連絡をしていると管理が煩雑になってしまい、生産性が低下するからです。そこで、顧客管理ツールを使うことで業務の負担を軽減することができます。

参加者にフォローコールすることを忘れない

セミナーを開催しても、リード獲得や商品、サービスの購買につながらなければ意味がありません。また、そもそも想定していたよりも参加者が少なかった、といったことが起きる可能性もあるため、開催前後のフォローコールを忘れないことが大切です。

フォローコールについてセミナー開催後はもちろん、開催前にも、参加者に対し感想をヒアリングする、相談会のアポイントをとるなどすれば、セミナーの効果を最大化できるでしょう。

開催前はセミナーへの期待値も高い状態のため、さまざまなヒアリングが行いやすい上、講師と連携することでヒアリング内容を即座に講座内容に反映し、ピンポイントでアプローチでき効果的です。

理想的なのは、フォローコールがそのまま商談化することです。電話によるフォローコールから、そのまま商談に結びつけば、日を改めて訪問する必要もなくなり、効率的に成果を得られます。

フォローコールを商談化するにはセミナーアンケートと併せて、対象のWebサイトアクセス履歴や、資料のダウンロード履歴など、行動を把握できる仕組みを構築しなくてはなりません。行動を正確に把握できれば、それらの情報をもとに商談を有利に進められる可能性があるためです。

ツールを活用する

ウェビナー集客からアフターフォローまで、一貫して顧客をサポートすることが大切ですが、ひとつひとつを手作業で行っていると、属人的なミスが発生したり業務効率が低下します。そこで顧客管理におすすめなのがCRM（顧客関係管理）ツールです。

CRMツールとは、蓄積したデータをもとに、顧客の興味関心や市場ニーズを分析し、その結果を営業管理やマーケティングに活かすことができるツールです。散在している顧客情報を一元管理でき業務効率化につながります。顧客から見ても営業サポートが充実し、満足度があがります。ウェビナーの参加有無、応募の経緯なども知ることができるため、ウェビナー参加者のフォローに適しています。

おすすめのセミナー受付システム

ウェビナー開催までの準備や当日対応、事後処理を一貫して行うのは担当者の負担が大きいです。そのため、ウェビナー管理を効率化するために、専門のITツールや自社サイトへのシステム構築を進める企業も多いかと思います。

そこで、ウェビナーにも使える、イベント・セミナーにおいて来場者を管理したり、その後のマーケティング効果を高めるためのセミナー受付システムを7製品ご紹介します。

1. ChoiceRESERVE
2. Q-PASS
3. Event Cloud Mix
4. EventCreate
5. Peatix（ピーティックス）
6. RESERVA（レゼルバ）

1.ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）

引用：ChoiceRESERVE公式サイト｜株式会社リザーブリンク

ChoiceRESERVEは2010年からサービス提供を開始したクラウド型のセミナー受付システムです。クラウド型なので社内システムを整備する必要はなく、インターネットを通じてシステムにアクセスできるのが特徴です。

機能は非常に充実しており、セミナー受付だけでなく当日の来場者管理からその後の顧客管理まで行え、さらにはWEBサイトコンテンツのSEO対策までできます。

初めてセミナー受付システムを導入する企業にもおすすめです。

URL：https://yoyaku-package.com/

2.Q-PASS（キューパス）

引用：Q-PASS公式サイト｜株式会社コプロシステム

「簡単」「便利」を追求したセミナー受付システムです。ただし、機能面でも他製品に負けていないのがポイント。セミナー予約フォームを最短3日でWEBサイトに埋め込める上に、顧客リマインダー機能や集計分析機能など、高度な機能も備えています。

クラウド型のサービスではないため、初期投資や運用費は多くかかるものの、ニーズに合わせてシステムをカスタマイズしてくれるという利点があります。自社だけのセミナー受付システムを導入したい、という企業におすすめです。

URL：https://www.e-uketsuke.jp/q-pass-lp/

3.Event Cloud Mix（イベントクラウドミックス）

引用：Event Cloud Mix公式サイト｜株式会社ティーケーピー

Event Cloud Mix は、イベント・セミナーの事前作業から当日の実施、事後フォローまでのイベントサイクルをワンストップで管理するセミナー受付システムです。イベント・セミナー成功のために必要な機能を100以上備えており、イベント・セミナー全体の管理をワンストップで行えます。

料金はイベント枠数とアカウント数によって変動し、他製品に比べると若干割り増し感があります。しかし多機能なことには間違いないため、大規模なイベント・セミナー開催に苦慮している企業におすすめです。

URL：https://eventcloudmix.com/

4.EventCreate（イベントクリエイト）

引用：EventCreate公式サイト｜ソーシャルワイヤー株式会社

Eチケット発行機能やイベント・セミナー告知用WEBサイト作成機能など、他にはない機能を多数備えています。さらに、アンケート機能が非常に充実しているので、セミナー受付システムとしてだけでなく、アンケート管理システムとして製品やサービスに対する客観的意見の収集にも役立つでしょう。

継続利用プランと単発利用プランの2つを用意しており、突発的に発生するイベント・セミナーでも活用できるのが利点です。

URL：https://www.eventcreate.jp/

5.Peatix（ピーティックス）

引用：Peatix公式サイト｜Peatix Japan株式会社

Peatixはセミナー受付をWEBサービスとして提供するだけでなく、BPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)も提供しています。イベント・セミナー開催に関する管理や運営をすべて一任できるため、少ないリソースで大規模なイベント・セミナーを成功させたい企業におすすめです。

同サービスのWEBサイトでは開催するイベント・セミナーを、おすすめイベントとして紹介してくれるのも特徴です。

URL：https://peatix.com/

6.RESERVA（レゼルバ）

引用：RESERVA公式サイト｜株式会社コントロールテクノロジー

高機能なセミナー受付システムを無料から利用できます。導入は非常に簡単で、予約フォームの埋め込みがたったの3分です。SEO機能やアフィリエイト機能も備えているので、小規模組織のイベント・セミナー開催に向いています。

URL：https://reserva.be/

ウェビナー開催の目的は集客や認知拡大などであって、決して開催すること自体が目的化してはいけません。なので、開催にかかる管理や準備を積極的に効率化して、集客や認知拡大のために付加価値の高い作業に注力することが大切です。

ウェビナー開催で思うような効果が上がっていないという企業は、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか？

リードプラスではHubSpotを活用している企業に対してセミナー受付テンプレートをご用意して運用をサポートしています。ご興味のある方はご連絡いただければ嬉しいです。

まとめ

ウェビナーにはそれなりの準備が必要であり、手間と時間がかかります。せっかく準備をして開催するのなら、より利活用できる方法を考えてみましょう。

たとえば、セミナーレポートの作成が考えられます。客観的な視点で作成したレポートなら、浮き彫りになった課題を把握でき、今後のセミナーに役立てられます。また、セミナーの様子を動画撮影し、再度Webで配信するのもひとつの手です。

メリットの多いウェビナーを成功させ、Web集客を加速化させるには、正しい仕組みづくりが必要です。本記事で紹介したようなポイントを押さえ、成果に結びつくセミナーを開催しましょう。

なお、マーケティングに課題を感じているのなら、リードプラスへご相談ください。セミナー集客の実績を活かしたさまざまな方法をご提案します。